C&J小型射出廠的日常大概是這樣：同一個人早上回客戶的信、中午追原料到貨、下午開出貨單、月底一家一家對帳，中間還要跑去機台旁邊看生產做到哪。行政工作不會因為人少就變少，它只會把原本該花在試模、調機、品檢上的時間一點一點吃掉。我們選擇不去找一套「得先配合它改流程」的套裝軟體，而是自己寫一套 ERP，內部叫它 AutoAssistance。目標只有一句話：能交給系統的事交給系統，需要判斷的事才留給人。
信件與傳真
客戶來信、供應商回覆、傳真簽回，先由系統判讀分類，送到該處理的地方
自製操作介面
射出機面板的畫面搬進系統，不必走到機台旁邊，就看得到每一台的狀態
九大模組
業務、採購、倉儲、生產、品質、帳務、列印、成本經營、手機與通訊，資料全部互通
用聊天問系統
庫存、訂單進度、機台稼動、應收應付，在通訊軟體裡打一句話就查得到
一套系統管到哪裡
從客戶寄來第一封信，到月底收到貨款，中間每一個環節都在同一套系統裡。資料只輸入一次，下一個環節直接接著用。
業務
報價單、客戶訂單、出貨單、外銷材積明細、銷貨退回；還沒出貨的訂單集中在一頁追。
採購
詢價單、採購單、進貨單、進貨退回；訂單一成立，缺的料自動出現在待採購清單上。
倉儲
庫存查詢、逐格盤點、暫存區管理、立體倉位地圖，倉位標籤直接從系統印。
生產
射出機即時畫面、機台旁掃碼裝置、射出排程、裝配排程、完工紀錄，機台與工單連在一起。
品質
首件檢驗、製程巡檢、品檢日報，每一張工單的檢驗紀錄都查得回來。
帳務
客戶與廠商對帳單、應收應付、折讓單、帳單與費用、營業稅報表與發票。
列印
成品標籤、原料標籤、收貨貼紙、樣品吊牌、地址貼紙、信封、支票，全部從系統直接印。
成本與經營
射出與裝配估價、3D 檔自動算重量、報價與實際成本對照、固定成本、營運總覽，報價有依據、賺賠看得見。
手機與通訊
現場用手機拍照上傳、秤重登錄包裝規格；人不在辦公室，也能用通訊軟體直接問系統。
有這個功能，不等於好用
很多系統比的是功能清單：有沒有庫存、有沒有排程、有沒有報表。我們做系統時在意的是另一件事——不是有沒有這個功能，而是用起來有沒有摩擦。一個功能只要多點三下、多切兩個畫面，或是要人記住一條規則，現場就會繞過它，回頭用紙本和記憶，系統裡的資料也就跟著不準了。
幾個磨掉摩擦的例子
一張訂單怎麼跑完：從信箱到出貨
客戶的訂單多半是一封信、一份附件或一張傳真。以前這些要有人一封一封讀、一行一行抄進系統；現在整條線上只刻意留一處給人判斷，其他交接都由系統完成。
信件進來，先自動分類
系統先判斷這封信是新訂單、帳單、銀行往來還是一般信件，分到不同的清單。客戶簽回的報價單、供應商簽回的採購單，單號讀得到時會自動對回原本那一張單。
整理成訂單草稿
訂單類的信件，由 AI 把品項、數量、交期整理成草稿；已經對照過的客戶料號，自動換成我們的料號。
人確認，成為正式訂單
業務看過草稿、按下確認，才成立正式訂單。「這張單接不接、條件對不對」本來就該由人負責，AI 只負責把資料整理好送到人面前。
需要的料與工單自己長出來
訂單成立後，要外購的料自動進到待採購清單，同一料號、同一需求日自動合併成一行，確認後一鍵開出採購單；要自製的品項進到待自製清單，一鍵排進生產。
進貨拍照就好
供應商的送貨單用手機拍照上傳，AI 自動辨識出廠商、單號、料號與數量，倉管核對後核准，不必再逐行打字。
出貨、通知、對帳
出貨單、標籤、箱嘜從同一份資料產出，出貨單直接寄給客戶；月底對帳單按客戶產出寄送，報稅用的數字也從同一份資料算出。
同一件事，以前和現在
| 工作 | 以前 | 現在 |
|---|---|---|
| 客戶來信下單 | 讀信、抄進系統、逐項核對料號 | 系統整理成草稿，人確認後成立訂單 |
| 訂單成立後要買料 | 一張一張算缺多少、再開採購單 | 缺料自動彙整，一鍵開採購單 |
| 供應商送貨 | 對著送貨單逐行打字 | 拍照上傳，AI 辨識後核對即可 |
| 機台生產到哪了 | 走到機台旁邊看、打電話問現場 | 辦公室電腦上直接看每一台 |
| 貨放在哪裡 | 靠記憶、靠問人 | 倉庫地圖上查得到每一格 |
| 現場領料、入庫 | 手寫單子，再回辦公室輸入 | 機台旁掃一下就記進系統 |
| 報價算成本 | 靠經驗與試算表 | 3D 檔算重量、原料行情自動更新、量產後用實際數據回填 |
| 臨時想查一個數字 | 回辦公室開電腦翻報表 | 在通訊軟體裡打一句話問系統 |
| 月底對帳 | 逐家匯出、整理、寄信 | 對帳單按客戶產出，單家或整批寄送 |
| 資料對不對得上 | 出了問題才發現 | 系統每天自己比對，隔天早上就知道 |
把射出機的操作面板搬進辦公室：自己寫的機台介面
射出機的狀態原本只看得到機台上那塊面板：溫度、射出、生產計數，都要人走到機台旁邊才看得到。對人少的工廠來說，這代表每一次確認都要有人離開手上的工作。
所以我們自己寫了一套機台介面，把射出機面板上的畫面完整搬進系統。畫面照著原廠面板的配置重新做出來，現場師傅看了就會用，不必重新學一套。
看得出製程有沒有飄
除了照原廠面板重現每一模的趨勢圖，還能自己挑要看的數值、自動抓合理範圍；而且在辦公室就看得到，數值開始偏離時一眼就看得出來。
成型條件有模具庫
每一副模具的成型條件都存在系統裡，換模時直接叫出來對照，不必翻紙本或靠師傅記憶。
生產進度直接接到生管
機台的良品計數直接帶進工單，工單做到哪、還差多少，不用等現場回報。
排程：拖一下就重排
射出排程以機台為單位排成看板，工單要換順序、換機台，直接拖拉就好，每張工單的交期、數量、對應的客戶訂單都在同一列上。裝配則是反過來：系統依照每個品項的工序自動分派到對應的裝配機台，缺料的項目直接標紅，生管只要照交期決定先做哪一組。
機台旁的掃碼裝置：現場只要掃一下
射出機旁邊裝著我們自己做的掃碼裝置：一塊觸控小螢幕，加上一顆條碼掃描頭。現場人員不必走回電腦前，也不用填紙本，按一下螢幕上的按鈕、掃一下條碼，動作就記進系統，螢幕當場顯示結果讓人再確認一次。
現場掃一下就完成的事
螢幕上要出現哪些按鈕、按下去做什麼，都在系統端設定，流程要調整不必動到裝置；裝置本身的程式也能從遠端更新，不用把設備拆下來。
倉庫也有地圖，而且是立體的
倉庫的平面圖放進系統之後，每一座貨架、每一格儲位都會長成立體模型：可以從上面俯看整層樓的配置，也可以「走進去」沿著走道看每一座貨架。要找一樣東西，輸入料號就會在地圖上亮出它放在哪一座、哪一層；盤點時對著貨架逐格登記，送出後系統整批比對差異。新人第一天進倉庫，也找得到貨。
報價有依據：自己的估價系統
射出件報價最怕憑感覺。我們的估價系統把一顆零件的成本拆開來算，而且盡量讓每一個數字來自事實，而不是猜測。
3D 檔直接算重量
客戶給的 3D 檔上傳後，系統自動算出零件重量；也能直接在網頁上旋轉檢視，並算出投影面積。
原料行情自動更新
塑膠原料的市價定期自動更新，估價時用的是當下的行情，不是半年前記下的數字。
量產後用真實數據回填
開始生產之後，系統拿機台實際跑出來的成型週期與穴數回填估價，下一次報價就是用真的數字。
報價一旦定案會凍結留存；工單完工後，系統再用機台實際的機時與用電結算，報的價和實際花的成本可以直接並排比對。裝配有自己的一套估價，開報價時若單價低於最近的進價，系統也會當場提醒。
看不見但每天都在省時間的地方
很多行政工作的本質是「定時檢查一件事有沒有出錯」，或是「把同一份資料換個格式再做一次」。這類事最適合交給系統，而且它不會忘、不會請假。
節錄幾個例子
結論
行政工作不會消失，但它可以從「每天要有人做」變成「出狀況時才需要有人看」。這套系統累積了一千七百多次大大小小的更新，每一次都來自現場某個實際卡住的地方——不是一次規劃完的藍圖，而是邊用邊長出來的工具。
對一間人數不多的射出廠來說，真正的競爭力在模具、成型條件與品質管控上。把行政交給系統，不是為了追求數位化這個名詞，而是為了讓每一個人都能把時間花在只有人能做好的事情上。想了解我們在射出本業上累積的經驗，可以從射出成型完整指南開始讀起。